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深圳设计公司提供logo设计和vi设计服务

次浏览我们的网站将很快给您留下正确的印象,即深圳设计公司的虚拟助手能够处理广泛的流程。有时,客户(例如会员)会提出一个全新的流程供我们管理,或者希望我们定制现有流程以优化业务增长。在下面的文章中,我将描述我们的一组虚拟助手目前如何超越典型的核心流程,以支持在纽约和洛杉矶设有办事处的蓬勃发展的心理治疗实践。几个月前,我们开始支持心理治疗行业的一名成员。她的需求与我们的普通会员大不相同,而且范围更广,因此她的主要虚拟助理角色迅速转变为远程办公室经理角色。


在经理和助理助理的帮助下,我们的虚拟助理为我们的成员和临床医生团队提供以下支持:

日程安排和日历管理:当潜在客户准备好接受安排时,我们会管理电子邮件“乒乓”,并让合适的临床医生安排客户。深圳设计公司确保办公室可用,临床医生在预约之间有足够的缓冲时间,并使临床医生了解任何潜在的日程安排冲突。我们通过提前 24 小时向所有客户发送电子邮件以确认他们的预约来确认与客户的所有会议。最后,我们会通知临床医生任何最后一刻的取消,以确保他们能够最大限度地利用时间。


账单和医疗表格:每次预约后,我们都会为客户提供医疗保险索赔表。每个表格 1500 都填写了相关信息,例如医疗代码和临床医生信息,以方便我们的客户提出索赔。我们将同时利用 Square 处理付款并记录所有交易,以确保准确记账。在每周结束时,我们会向我们的会员提供每周费用报告。深圳设计公司还可以提取反映任何给定时期费用的报告。

联系人关系管理 (CRM):我们首先从多个电子表格中获取我们的成员联系人并将其导入。深圳设计公司对它们进行了适当的标记,并构建了一个 SalesforceIQ 架构和工作流程,该架构和工作流程将随着公司的发展而扩展。我们还开始输入所有潜在的新客户并保存记录,例如笔记、上次联系、下一次联系和跟踪所有电子邮件通信。对于该会员,我们只涉及 SalesforceIQ 的皮毛,很快就会发送外展电子邮件以帮助进行营销工作。与大多数职业一样,客户的机密性和安全性至关重要。因此,我们帮助我们的会员确保这些关键的安全方面仍然是重中之重。我们将她的电子邮件迁移到 G Suite,以确保所有数据安全可靠且符合 HIPAA 要求。我们将她的联系人集中在一个安全且值得信赖的 CRM 中,并实施了一个支付流程,该流程使用符合所有最新安全措施的安全数据加密。

结论

正如我所提到的,我们的虚拟行政助理帮助企业家、高管和各种规模的企业完成可重复的管理任务,例如:

日历管理:我们的虚拟行政助理通过管理您的日程安排需求来节省您的时间。它们消除了大部分的来回调度“乒乓”,因此您可以专注于更重要的任务,这将使您的业务向前发展。最后一刻取消或重新安排对我们的虚拟行政助理来说没有问题,他们将为您重新安排重要的销售电话。

旅行和费用:深圳设计公司的虚拟助手会定期研究和协调航班住宿,并协助进行最后一刻的更改。他们还会整合您的费用并将其添加到您的报告中,或利用 Expensify 等工具来管理您的费用。就像在智能手机上拍照一样简单。


联系人关系管理 (CRM):CRM 不仅适用于业务主管。它们可以而且应该被任何行业的专业人士使用,包括心理治疗师。深圳设计公司将帮助您管理客户的信息,并可用于扩大您的营销工作。

销售支持:我们的虚拟助手将通过将新信息输入您的 CRM 来帮助您处理新的潜在客户。他们将管理信件并确保您跟进联系人。我还要指出,我们的服务与其他虚拟助理服务公司最大的区别在于我们管理每个虚拟行政助理。这是我们每周为会员节省大量时间的重要组成部分。

此外,每次我们聘请虚拟助理时,该助理都会成为我们的员工。他们获得全职工作的所有好处,包括初始培训和继续教育。并且他们始终与备用虚拟行政助理一起工作,该助理经过全面培训并了解会员的流程和系统,以防会员的主要助理不在办公室。

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